Kiểm tra và kiểm soát phương tiện vào ra là một phần quan trọng trong quy trình an ninh tại cổng của các nhà máy, công ty, xí nghiệp, kho vận, và kho xưởng mà Bảo Vệ Ngày & Đêm đang thực hiện. Quy trình này áp dụng cho tất cả các loại phương tiện, bao gồm phương tiện vận tải hàng hóa, xe của cán bộ công nhân viên, nhà cung cấp, và dịch vụ bảo vệ. Các loại xe như container, xe tải, xe chở khách, xe hai bánh và xe ba bánh đều phải tuân thủ quy trình.
Qua bài viết này cùng Bảo Vệ Ngày & Đêm Pro tìm hiểu kĩ hơn về nhiệm vụ cũng như cách thức kiểm soát phương tiện vận chuyển khi ra vào mục tiêu bảo vệ nhé.
I. Nhiệm vụ chính của nhân viên bảo vệ tại vị trí cổng
- Trực 24/24 tại cổng chính nhà máy theo sự phân công của chỉ huy trưởng.
- Duy trì an ninh, trật tự tại cổng chính của công ty, nhà máy, xí nghiệp.
- Điều tiết giao thông trước cổng, đảm bảo thông thoáng và thuận lợi cho việc lưu thông.
- Kiểm soát việc đóng mở cổng, chỉ mở khi người và phương tiện đủ điều kiện theo quy định của nhà máy.
- Quản lý luồng người và phương tiện ra vào nhà máy theo quy định của công ty, nhà máy, xí nghiệp.
- Kiểm soát tài sản và thiết bị qua cổng chính theo quy định.
- Tiếp nhận và xử lý bưu phẩm theo quy định từ cán bộ văn phòng.
- Trực tổng đài điện thoại và kết nối các cuộc gọi nội bộ đến các phòng ban.
- Quan sát và giám sát hoạt động của nhà máy qua màn hình camera an ninh tại phòng bảo vệ cổng chính.
- Tiếp nhận hồ sơ ứng viên xin việc và chuyển đến phòng tuyển dụng.
- Ghi chép và quản lý sổ sách đảm bảo không mất mát, thất thoát.
- Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất lên cấp quản lý bảo vệ.
- Phối hợp với các vị trí khác trong nhà máy để đảm bảo an ninh và an toàn cho công ty, nhà máy, xí nghiệp.
II. Quản lý xe container, xe tải và xe của khách thăm:
- Đối với xe container, xe tải, và xe du lịch vào giao hoặc nhận hàng, phòng bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ tùy thân và các giấy tờ liên quan, đồng thời hướng dẫn nơi đậu cho lái xe.
- Đối với xe chở khách, bảo vệ sẽ hướng dẫn vị trí đỗ xe nằm trong khu vực kiểm soát và ghi thông tin vào sổ theo dõi khách ra vào công ty.
- Trong thời gian chờ lấy hàng, xe container, xe tải, và xe chở khách không được phép đỗ gần cửa kho, khu vực xuất hàng hoặc khu vực đóng gói. Lái xe không được phép đi lại trong khu vực sản xuất và bảo quản hàng hóa của nhà máy, công ty, kho vận, hoặc kho xưởng.
- Xe container, xe tải, và xe khách sẽ được đăng ký vào sổ theo dõi mà không cần phát thẻ giữ xe.
III. Quản lý xe hai bánh
- Công ty quy định khu vực giữ xe hai bánh riêng biệt cho khách và cho cán bộ công nhân viên.
- Xe hai bánh của khách, nhà thầu, nhà cung ứng dịch vụ hay cán bộ nhân viên khi vào công ty đều được kiểm soát bằng thẻ giữ xe có đánh số. Bảo vệ sẽ ghi số thẻ giữ xe lên xe máy và trao thẻ này cho chủ xe.
- Người có xe hai bánh phải giữ thẻ xe trong suốt thời gian ở công ty và có trách nhiệm trình thẻ cho bảo vệ khi ra cổng để kiểm soát.
- Trong trường hợp người có xe hai bánh vào làm việc đã được phát thẻ giữ xe nhưng bị mất hay thất lạc, bảo vệ phải lập biên bản, yêu cầu người làm mất thẻ cung cấp giấy tờ tùy thân và giấy tờ xe để xác minh, ký biên nhận trước khi được phép lấy xe ra.
- Trong trường hợp phát hiện dấu hiệu vi phạm an ninh, bộ phận bảo vệ phải tiến hành các biện pháp khẩn cấp ngăn chặn, câu lưu người và tang vật, đồng thời liên lạc ngay với cơ quan an ninh gần nhất để phối hợp giải quyết.
- Vé xe có những dấu hiệu riêng biệt để tránh làm giả, như đóng dấu của công ty. Bộ phận bảo vệ phải thường xuyên kiểm tra thẻ giữ xe, kiểm kê số lượng xe và số lượng vé tương ứng, nếu phát hiện hư hỏng hay thiếu hụt phải báo cáo ngay với cấp quản lý để tìm hướng giải quyết.
IV. Hướng dẫn kiểm tra, kiểm soát hàng hoá ra-vào
Quy định áp dụng cho tất cả xe cộ và các phương tiện vận tải chở hàng hóa ra vào công ty, bao gồm của công ty, nhà cung cấp và khách hàng. Các phương tiện vận tải chở hàng hóa và xe cộ khi ra vào công ty phải thực hiện các bước sau:
- Nhân viên bảo vệ yêu cầu người áp tải hoặc lái xe đăng ký vào sổ theo dõi phương tiện vận tải, ghi rõ họ và tên lái xe, đơn vị công tác, số CMND/CCCD, số xe, số container (nếu là container), giờ vào, mục đích vào, và người cần gặp.
- Đối với xe chở hàng hóa, cần xác định rõ hàng chở tới công ty có đúng địa chỉ ghi trong vận đơn, phiếu xuất kho, lệnh đi đường hay không. Phải kiểm tra container còn niêm phong chì trước khi vào sổ theo dõi hàng hóa.
- Đối với xe vào công ty để thực hiện công tác xuất, nhập hàng, nhân viên bảo vệ phải liên hệ với bộ phận kho để xin ý kiến. Nếu được đồng ý, vị trí cổng sẽ mở cổng và hướng dẫn phương tiện vào đúng khu vực xuất, nhập hàng, đồng thời liên hệ với các vị trí tuần tra để giám sát việc xuất, nhập hàng.
Trên đây là quy trình kiểm soát chung cho các phương tiện vận tải ra vào cổng chính của công ty, được Công ty Bảo vệ Ngày & Đêm áp dụng. Tùy theo mô hình hoạt động, sản xuất và nội quy của từng nhà máy, Ngày & Đêm sẽ thiết lập các phương án chi tiết hoàn chỉnh. Các phương án này kết hợp giữa nội quy của nhà máy và nghiệp vụ chung của bảo vệ, đảm bảo khi triển khai sẽ mang lại hiệu quả cao nhất cho khách hàng và đối tác.
